Kassenbuchführung


Von der Finanzverwaltung im Rahmen bundesweit durchgeführter Betriebsprüfungen wurde aktuell festgestellt, dass viele Kassenbuchführungen den Anforderungen, die die Finanzverwaltung an diese stellt, nicht mehr gerecht werden.

Des Weiteren wurde festgestellt, dass es viele der verwendeten elektronischen Registrierkassen sogar im Nachhinein zuließen, dass komplette Datensätze hinsichtlich bereits vereinnahmter Beträge wieder gelöscht werden konnten. Es wurde unter anderem auch die sog. Kassennachschau eingeführt, mit dem Ziel, dass ein Betriebsprüfer jederzeit die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen unangekündigt vor Ort im Unternehmen überprüfen und das im Unternehmen vorhandene Kassensystem in Augenschein nehmen kann.

Im Folgenden möchte Ich Ihnen einen Einblick an die Anforderungen insbesondere seit dem 1.1.2017 an die Kassenbuchführung aufzeigen.



Wesentliche Grundsätze der Kassenbuchführung

Zunächst gilt es festzustellen, dass die Art der Kassenbuchführung in erster Linie von der Art des betriebenen Gewerbes abhängt. Es muss sich die Frage gestellt werden, ob der Kasse eine zentrale Bedeutung im Rahmen der geschäftlichen Betätigung zukommt, oder ob die Kasse eher "im Hintergrund" geführt wird.

Wie Sie wissen, darf keine Buchung erfolgen, ohne dass dieser Buchung ein Beleg zu Grunde liegt. Nicht nur die Einkäufe, die aus der Kasse getätigt werden, und die Verkäufe, die durch die Kasse getätigt werden, müssen in der Kassenbuchführung belegmäßig dokumentiert werden.

Für die Kassenbuchführung gilt:

  • Quittungen oder Eigenbelege für Privatentnahmen und Privateinlagen mit der bezifferten Höhe und Datum der Entnahme oder Einlage

  • Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden

  • alle im Laufe des Tages getätigten Einnahmen und Ausgaben müssen taggenau erfasst werden

  • regelmäßige Kassenprüfung bzgl. des tatsächlich vorhandenen Kassenbestandes in bestimmten Zeitintervallen

  • Kassenbestand darf nie negativ sein

  • Dokumentation von Geldverschiebungen z.B. aus der Kasse auf das betriebliche Bankkonto

  • bereits erfolgte Eintragungen im Kassenbuch dürfen nicht geändert oder unkenntlich gemacht werden; bei Fehlern können sie gestrichen werden, müssen aber noch lesbar sein (Berichtigung erfolgt durch neue Eintragung)

Neuerungen zur Kassenbuchführung gelten seit dem 1.1.2017

Seit dem 1.1.2017 gelten von der Finanzverwaltung auferlegte Neuerungen für die Benutzung von Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern. Zwingend müssen die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) beachtet werden. Digitale Unterlagen bezüglich der Buchhaltung müssen veränderungssicher erzeugt werden können. Insbesondere veraltete Registrierkassen, welche dem Anspruch an die Veränderungssicherheit nicht mehr gerecht werden können bzw. konnten, mussten bis zum Stichtag 31.12.2016 durch neue Registrierkassen ersetzt werden.


Wer ist im Einzelnen von dieser Regelung betroffen?

Betroffen sich grundsätzlich alle einer Buchführungspflicht unterliegenden Gewerbetreibenden, die eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder ähnliches einsetzen.

Hinweis: Es besteht weiterhin keine Verpflichtung zur Anschaffung einer Registrierkasse. Jeder Unternehmer kann also nach wie vor frei entscheiden, ob er eine sog. offene Ladenkasse oder eine Registrierkasse verwenden möchte.

Wichtig:  Kleingewerbetreibende, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, sind zwar grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit, doch auch für sie wird es ab sofort notwendig, entsprechende Einzelaufzeichnungen zur Kassenbuchführung zu führen und bei Einsatz einer offenen Ladenkasse besteht ebenso die Notwendigkeit des Führens eines Kassenberichts, der die sog. Kassensturzfähigkeit sicherstellt. Führt der Unternehmer freiwillig ein Kassenbuch, muss auch dieses zwingend den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auch die Belege, die bei der Verbuchung einer Registrierkasse ausgegeben werden, zählen uneingeschränkt zu den Unterlagen der Kassenbuchführung.


Besonderheiten bei Einsatz von Registrierkassen seit dem 1.1.2017

Alle Unterlagen, die bei der Nutzung elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erstellt worden sind, müssen für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und zudem maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für alle mit der Kassenbuchführung in Zusammenhang stehenden Aufwendungen, muss weiterhin beachtet werden, dass z. B. in der Gastronomie auch Speisekarten von diesen Aufbewahrungspflichten betroffen sind. Dem Kriterium der Unveränderbarkeit der Daten kommt im Rahmen der Neuerungen eine ganz besondere Bedeutung zu. Stellt sich z. B. bei einer Kassennachschau heraus, das die Daten im Nachhinein verändert wurden oder das Kriterium der Unveränderbarkeit nicht erfüllen, so wird das Finanzamt schlimmstenfalls eine Hinzuschätzung der Einnahmen vornehmen, die dann wiederum zu erheblichen Mehrsteuern führt.


Des Weiteren gilt:

  • sämtliche Bons sind aufbewahrungspflichtig (kein Löschen einzelner Bons zugunsten eines Tagesendsummen-Bons)

  • bare und unbare Geschäftsvorfälle müssen hinsichtlich ihrer zutreffenden Verbuchung abgeglichen werden können

  • eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht: die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich laufend erfasst werden; jeder einzelne Geschäftsvorfall muss sich in seiner Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können

  • Unzulässigkeit von Verdichtung der Daten der Registrierkasse ; eine Aufbewahrung selbiger Daten ausschließlich in gedruckter Form ist ebenso unzulässig

  • Kassensysteme müssen dazu in der Lage sein, direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung zu erstellen, fehlt diese technische Beschaffenheit müssen Daten (z. B. Journaldaten, Programmierdaten, Stammdatenänderungen) ggf. auf separierten externen Datenträgern gespeichert werden


Problem des Einsatzes einer offenen Ladenkasse

Das Führen einer offenen Ladenkasse ist grundsätzlich zulässig, wenn für sie ein sog. Tagesbericht geführt wird. Der Tagesendbestand der Kasse wird durch das Zählen des Bestands ermittelt. Aus der Differenz von Tagesanfangsbestand zum Tagesendbestand, korrigiert um die am Tag getätigten Entnahmen und Einlagen, ergibt sich die Höhe der auf diesen Tag entfallenden Betriebseinnahmen. Grundsätzlich sollte jedoch, wenn möglich, das Führen einer offenen Ladenkasse vermieden werden, denn sie beinhaltet ein großes Risiko, dass es zu einer Verwerfung einer nicht vorhandenen Ordnungsmäßigkeit kommt. In der Folge drohen Gewinnhinzuschätzungen.


Formelle Mängel bei der Prüfung einer Kassenbuchführung

Dies können zum einen Belege sein, die in der Kassenbuchführung doppelt enthalten sind und sich im Saldo jedoch nur einmal wiederfinden oder zum anderen solche Belege, die per Saldo doppelt erscheinen, jedoch als Beleg nur einmal vorhanden sind.

Auch führen sehr hohe Kassenbestände über einen längeren Zeitraum meist zum Erörterungsbedarf bei der Betriebsprüfung. Ebenso wenig glaubhaft wirkt es auf den Betriebsprüfer, wenn über einen längeren Zeitraum in der Kassenbuchführung keine Stornierungen ersichtlich sind.

Welches sind die häufigsten Fehlerquellen?

  • Fehlende oder falsche Erfassung von Kassenbewegungen

  • Beim Einsatz von Registrierkassen: nicht Aufbewahren der Kontrollstreifen (Tagessummenbons) nebst fortlaufender Nummerierung des Zählers

  • Unterlassen der Belegerstellung von sog. Eigenbelegen, auf denen die getätigten Entnahmen und Einlagen zu finden sind

  • Zeitnahe Erfassung aller Vorgänge (wenn eine unangekündigte Kassennachschau erfolgt, kommt es zu Problemen, wenn der Prüfer feststellt, dass wochenlang keine einzige Buchung vorgenommen wurde)

  • Kassenbelege müssen über 10 Jahre archiviert werden

Ausblick: Kassenbuchführung im Jahr 2020Ab dem 1.1.2020 kommen weitere neue gesetzliche Vorgaben für den Einsatz von Kassensystemen zum Tragen. Ab diesem Zeitpunkt besteht für den Steuerpflichtigen eine Meldepflicht für die Nutzung elektronischer Kassensysteme. Alle Steuerpflichtigen, die ab dem 1.1.2020 elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der dazugehörigen, zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, dem für sie zuständigen Finanzamt mitteilen. Alle Steuerpflichtigen, die solch ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31.1.2020 zu erstatten. Weiterhin ist ab dem 1.1.2020 eine verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den am Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt werden, der diesem zur Verfügung gestellt wird. Allerdings gilt für den am Geschäftsvorfall Beteiligten keine Verpflichtung, diesen Beleg auch tatsächlich mitzunehmen. Des Weiteren gibt es ab dem 1.1.2020 eine verpflichtende zertifizierte Sicherheitseinrichtung, die aus folgenden 3 Bestandteilen bestehen bestehen muss:

  • digitale Schnittstelle: für eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Zwecke einer Betriebsprüfung,

  • Speichermedium: hierauf werden darüber hinaus die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert

  • Sicherheitsmodul: soll zukünftig gewährleisten, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr verändert werden können

Durch Rechtsverordnung soll abschließend festgelegt werden, für welche elektronischen Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nachgewiesen werden muss.



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